Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Stella Treichel
Calyo (Einzelunternehmen)
Frielinger Str. 28a, 30826 Garbsen
E-Mail: treichel.calyo@gmail.com

2. Was Calyo macht

Calyo ist ein KI-gestützter Telefonassistent für Selbstständige und kleine Unternehmen („Kunde“). Anrufe, die der Kunde nicht selbst annimmt, werden auf eine dedizierte Calyo-Rufnummer umgeleitet und dort von einer KI entgegengenommen. Je nach Anliegen des Anrufers vereinbart die KI einen Rückruf, nimmt eine Nachricht auf oder bucht einen Termin im Kalender des Kunden.

Dabei verarbeiten wir zwei unterschiedliche Arten von Daten: Daten der Kundinnen und Kunden, die ein Calyo-Konto besitzen (dazu sind wir Verantwortliche im Sinne der DSGVO), und Daten von Anrufern, die beim Kunden anrufen und dabei mit der KI sprechen (hier verarbeiten wir die Daten im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden, der für seine Anrufer Verantwortlicher bleibt).

3. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von Calyo (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. KI-Telefonassistent

Für jeden Anruf, den die KI entgegennimmt, verarbeiten wir: die Rufnummer und (falls angegeben) den Namen des Anrufers, eine Aufzeichnung und ein Transkript des Gesprächs sowie eine von der KI erstellte Zusammenfassung. Der Anrufer wird zu Beginn jedes Gesprächs mündlich darauf hingewiesen, dass das Gespräch von einem KI-Assistenten geführt und verarbeitet wird.

Für die Spracherkennung, das Sprachverständnis und die Sprachausgabe setzen wir spezialisierte Drittanbieter ein (siehe Ziffer 7). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags zwischen Calyo und dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. das berechtigte Interesse des Kunden an einer professionellen telefonischen Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Kalenderintegration

Kundinnen und Kunden können ihren Google-, Microsoft- oder Apple/iCloud-Kalender verbinden, damit die KI freie Termine erkennt und Buchungen einträgt. Dafür wird ein Zugriffstoken des jeweiligen Kalenderanbieters gespeichert. Der Zugriff kann jederzeit in den Einstellungen widerrufen werden.

6. SMS an Anrufer

Bestätigt oder lehnt der Kunde einen von der KI vorgeschlagenen Termin ab, versenden wir darüber eine SMS an die vom Anrufer angegebene Rückrufnummer. Dafür setzen wir den Dienstleister Twilio ein.

7. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Bereitstellung von Calyo setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit allen bestehen bzw. werden vor dem produktiven Einsatz Auftragsverarbeitungsverträge sowie, soweit die Anbieter außerhalb der EU/des EWR sitzen, EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen:

• Supabase, Inc. (USA) — Datenbank, Nutzerkonten, Server-Funktionen
• Vapi Inc. (USA) — Steuerung des KI-Telefonassistenten
• OpenAI, L.L.C. (USA) — Sprachverständnis während des Gesprächs
• ElevenLabs Inc. (USA) — Sprachausgabe der KI-Stimme
• Deepgram, Inc. (USA) — Umwandlung von Sprache in Text
• Twilio Inc. (USA) — Telefonie und SMS-Versand
• Google Ireland Limited — Kalenderzugriff (nur bei Verbindung durch den Kunden)
• Microsoft Ireland Operations Limited — Kalenderzugriff (nur bei Verbindung durch den Kunden)
• Apple Distribution International — Kalenderzugriff (nur bei Verbindung durch den Kunden)
• Onepage GmbH, Hanauer Landstraße 172, 60314 Frankfurt am Main — Betrieb dieser Website, Bildauslieferung über onecdn.io und Speicherung der Anfragen aus dem Kontaktformular
• Netlify, Inc. (USA) — Auslieferung der auf der Startseite eingebundenen Beispiel-Audioaufnahme
• Vercel Inc. (USA) — Hosting der Web-Vorschau der App

Bei Übermittlung in die USA stützen wir uns, soweit anwendbar, auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) oder auf EU-Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

Konto- und Anrufdaten speichern wir, solange das Nutzerkonto besteht. Nach Löschung des Kontos werden alle zugehörigen Daten unwiderruflich gelöscht (siehe Ziffer 9). Für Anfragen über das Kontaktformular gilt Ziffer 11.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Nutzerinnen und Nutzer von Calyo können ihre Daten direkt in der App unter Einstellungen → Datenschutz als Datei exportieren und ihr Konto samt aller Daten selbst löschen. Für alle anderen Anfragen wenden Sie sich an treichel.calyo@gmail.com.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.

11. Kontaktformular auf dieser Website

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort eintragen. Pflichtangaben sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht; Unternehmen, Telefonnummer und die Auswahl des Themas sind freiwillig.

Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie vor dem Absenden ausdrücklich erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail an treichel.calyo@gmail.com.

Die Anfragen werden in der Kundenverwaltung der Onepage GmbH gespeichert, die diese Website für uns betreibt. Wir löschen sie, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

12. Betrieb dieser Website, Cookies

Diese Website wird von der Onepage GmbH, Hanauer Landstraße 172, 60314 Frankfurt am Main, für uns betrieben und ausgeliefert; Bilder werden über deren Auslieferungsnetz onecdn.io geladen. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Onepage die dafür technisch erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auf der Startseite ist eine Beispiel-Audioaufnahme eingebunden, die von Netlify, Inc. (USA) ausgeliefert wird. Ihre IP-Adresse wird dabei bereits beim Aufruf der Startseite an Netlify übertragen, nicht erst beim Abspielen.

Diese Website setzt keine Cookies und bindet keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Dienste ein.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Funktionen von Calyo oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Es gilt jeweils die aktuelle, in der App und unter calyo.de/datenschutz abrufbare Fassung.